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电算化会计信息系统的输入控制

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2017-04-13 16:32:42

电算化会计信息系统的输入控制

    美国执业会计师协会在审计标准意见书中,将输入控制定义为:“所谓输入控制,是指正式确认为进行电子数据处理可以接受的数据,将其转换为机器能够感知的形态,并能为机器所识别,而且要合理地保证数据没有丢失、删除、外加、重复或不应有的变更。它包括对不正确的初始数据予以拒绝,或者给予修正后重新提供这些方面的控制”[4]。由此可见,输入控制的目的就是要保证未经批准的业务不能进入计算机;保证经批准的业务没有被遗漏、没有被添加、重复或不适当的更换;对不正确的业务进行剔除、改正等。一般,对输入控制可有以下一些措施:

    1)建立科目对照文件

    一般,在电算化会计系统中都存在一个科目对照表文件,其包含着诸如会计科目名称、会计科目代码、会计科目性质等数据项。由于文字形式的科目名称存在着意义的两重性,所以在电算化会计系统中,输入的是会计科目的代码,而不是会计科目名称。当输入会计科目代码时,系统首先在科目对照表文件中确认该科目代码是否存在,若不存在,则表明该科目代码是错误的,计算机拒绝接受。

    2)设立对应关系参照文件

    这里的对应关系指的是两个或两个以上的会计科目的对应,在会计记账凭证中至少存在着一借一贷两个科目,这两个科目之闻的对应关系是否正确,直接影响着最终结果如会计帐簿、会计报表的正确性。因此,可以根据业务间的相互关系事先确定每个科目的对应科目,建立参照文件。当输入完一张记账凭证之后,计算机会自动访问对应关系参照文件,检查和判断输入的科目之间是否存在着对应关系,从而避免不合逻辑的业务记录的出现。

    3)试算平衡控制

    根据复式记账法的基本原理,对于每一笔分录,必然存在着借、贷双方,并且,借、贷双方的数据总额应相等。因此,在电算化会计系统中,依据这一原理,将试算平衡的方法程序化,当一笔分录输入完成后,计算机自动对其进行检查,以保证输入的凭证的数据的正确。

    4)人员控制

    人员控制在电算化会计系统的输入控制中也是一个不可缺少的部分,一方面,他是指对操作人员的权限的控制及操作职责的牵制;另一方面则是指在输入过程中充分发挥操作人员的经验作用,及时发现原始数据采集的错误。当然,除上述之外,人员控制还应包括在手工会计系统中所要求的审核工作。

    5)重复输入或双重输入控制

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